1. 總體目標:根據會務實現的目標。或者這取決于觀眾是誰
2. 活動時間:活動開發中的每個時間節點。定義開始和結束的持續時間，并根據持續時間劃分合理的活動總數。
3.活動形式:以何種方式開展活動。所有能夠保持互動溝通的活動，如領導講話、員工表彰、員工才藝表演、企業形象宣傳、頒獎典禮、抽獎等，都可以稱為活動形式。
4. 活動的一般過程:每個活動項目只是各種活動的自由組合，然后選擇合理的過程。
場地總體布局可分為內場和外場。
外場布置包括酒店餐廳外場、大廳、賓客路線和宴會廳接待室。外場的布置主要是引導來賓前進的方向，讓他們提前體驗企業會展的氣氛。
因此，招牌/背景墻/洗手盆通常布置在顯眼的地方。會議廳前廳可設置簽到臺、合影處、互動場所。如果有茶歇，也可以安排點心區。
室內部分包括舞臺、燈光、音響、餐桌椅的基本搭配。需要注意的是，舞美效果的分配應根據場地的大小和會展方案的需要而定。重要的是要考慮現場的安全因素，確保會場的安全。
會展的設備是優質的、粗糙的還是只是壞的?這是否符合公司的品牌形象?這是不正常嗎?會展的圖片或文字是否合適?一系列的問題需要提前檢查。不允許在會展活動當天突然發現年會設備存在質量問題，從而干擾活動。
如果想讓會議取得成功，成立專門的臨時小組負責特別的工作，這樣可以做到分工明確，提高工作效率。我們可以先制定一個計劃，然后確定時間、地點、人員、活動、過程等。然后通過領導的審查，指揮實施和規劃崗位。每年通常會根據行業特點、企業結構、企業文化、季節特點、成本預算等設置不同類型的會議，如答謝客戶、員工總結、公司總結、企業聯盟、年終獎、公司聚餐等。
